Informativa sul trattamento dei dati personali

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito web www.crewreel.com è CREWREELSERVICES SRL, con sede legale in largo italo gemini 1, di seguito anche "Titolare" o "CrewReel".

Contatti del Titolare:

• Email: info@crewreel.com
• PEC: crewreelservices@pec.it

2.1 Dati di navigazione (raccolta automatica)

I sistemi informatici e le procedure software del sito web acquisiscono automaticamente, nel corso del normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione internet. Rientrano in questa categoria:

• indirizzi IP e domini dei computer utilizzati dagli utenti;
• URI/URL delle risorse richieste;
• orario della richiesta;
• metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server;
• dimensione del file ottenuto in risposta;
• codice numerico indicante lo stato della risposta dal server (buon fine, errore, ecc.);
• informazioni sul browser e sul sistema operativo dell'utente (user agent).

Tali dati, non associati a interessati identificati, vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del sito e per verificarne il corretto funzionamento, nonché per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici illeciti informatici.

2.2 Dati forniti volontariamente dall'utente

Il sito raccoglie dati personali che gli utenti forniscono volontariamente attraverso:

• Form di contatto / richiesta di ricontatto: indirizzo e-mail, nome, cognome e, ove indicato, ragione sociale, recapito telefonico. Tali dati sono raccolti per rispondere alle richieste di informazioni e organizzare chiamate conoscitive (call di 20 minuti).
• Servizio di AI Certification / Dossier di Tracciabilità Creativa (DTC): dati relativi al processo produttivo del cliente (strumenti di intelligenza artificiale utilizzati, versioni software, licenze, ruoli professionali coinvolti, fasi della produzione audiovisiva, metadati delle opere). Questi dati sono necessari per la produzione del DTC con valore legale, co-firmato da partner legale accreditato, e per l'adempimento degli obblighi di documentazione ai sensi dell'art. 50 EU AI Act e della L. 132/2025 (Capo IV).
• Comunicazioni e-mail e telefoniche: dati eventualmente trasmessi nelle comunicazioni dirette con il Titolare (nome, e-mail, numero di telefono, contenuto della comunicazione).

2.3 Cookie e tecnologie di tracciamento

Il sito utilizza cookie tecnici, necessari al funzionamento del sito, e — previo consenso dell'utente — cookie analitici e di profilazione di terze parti. Le informazioni dettagliate sulle tipologie di cookie utilizzati, le loro finalità e le modalità per revocare il consenso sono contenute nell'apposita Cookie Policy, accessibile in calce al sito.

Il Titolare tratta i dati personali degli interessati per le seguenti finalità, nel rispetto dei principi di cui all'art. 5 GDPR (liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza):

• Rispondere alle richieste di informazioni e gestire i contatti richiesti tramite form, e-mail o telefono (base giuridica: art. 6(1)(b) GDPR, esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell'interessato).
• Erogare il servizio DTC / AI Certification, compresa la documentazione tecnica e legale necessaria per l'adempimento dell'art. 50 EU AI Act e della L. 132/2025 (base giuridica: art. 6(1)(b) e art. 6(1)(c) GDPR, esecuzione del contratto e adempimento ad obbligo legale).
• Adempiere agli obblighi di legge, contabili e fiscali (base giuridica: art. 6(1)(c) GDPR).
• Garantire la sicurezza del sito e prevenire abusi o illeciti informatici (base giuridica: art. 6(1)(f) GDPR, legittimo interesse del Titolare).
• Marketing diretto e comunicazioni commerciali, solo previo consenso espresso dell'interessato (base giuridica: art. 6(1)(a) GDPR).

I dati personali raccolti potranno essere comunicati o resi accessibili — nei limiti strettamente necessari alle rispettive finalità — alle seguenti categorie di soggetti:

• Partner legale accreditato co-firmatario dei DTC, nella qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR o di contitolare ai sensi dell'art. 26 GDPR (da definire contrattualmente);
• Fornitori di servizi IT, hosting e cloud storage, vincolati da appositi accordi di riservatezza e da contratti ex art. 28 GDPR;
• Fornitori di servizi di email marketing (ove applicabile), designati responsabili del trattamento;
• Soggetti terzi, pubblici o privati, cui la comunicazione dei dati sia imposta da obblighi di legge (es. Autorità fiscali, giudiziarie, di vigilanza);
• Consulenti e professionisti del Titolare, nei limiti degli incarichi loro affidati.

Il Titolare non cede, vende o diffonde i dati personali degli interessati a terzi per finalità proprie di terzi, salvo consenso espresso o obbligo di legge.

I dati personali sono trattati e conservati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Nel caso in cui fornitori di servizi IT o strumenti utilizzati comportino un trasferimento di dati verso Paesi al di fuori del SEE, il Titolare si assicura che tale trasferimento avvenga nel rispetto delle garanzie previste dagli artt. 44-49 GDPR (decisione di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard, o altre garanzie adeguate). I dettagli sui trasferimenti sono disponibili su richiesta.

I dati personali sono conservati per il periodo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione ex art. 5(1)(e) GDPR, e comunque non oltre i seguenti termini:

• Dati di contatto e richieste: fino a 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo diversa richiesta dell'interessato;
• Dati di navigazione: fino a 12 mesi, salvo necessità di conservazione per accertamento di responsabilità;
• Dati relativi ai DTC: per la durata del contratto e per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi di legge, compresi eventuali termini di conservazione previsti per la difesa di diritti;
• Dati trattati per marketing diretto: fino alla revoca del consenso o alla richiesta di opposizione.

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo permanente.

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l'interessato ha il diritto di:

• Accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, ricevere copia dei dati e le informazioni relative al trattamento;
• Rettifica (art. 16 GDPR): ottenere la correzione dei dati inesatti o il completamento di quelli incompleti;
• Cancellazione / "diritto all'oblio" (art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione dei propri dati al ricorrere di una delle condizioni previste dalla norma (es. dati non più necessari, revoca del consenso, opposizione al trattamento), salvo che il trattamento sia necessario per l'adempimento di un obbligo legale o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• Limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla norma (dati contestati, trattamento illecito, opposizione verificanda);
• Portabilità dei dati (art. 20 GDPR): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti al Titolare, nei casi in cui il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati;
• Opposizione (art. 21 GDPR): opporsi in qualsiasi momento al trattamento fondato sul legittimo interesse del Titolare (art. 6(1)(f) GDPR), incluso il trattamento a fini di marketing diretto;
• Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• Reclamo all'Autorità di controllo: proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), quale Autorità di controllo competente ai sensi dell'art. 2-bis D.Lgs. 196/2003.

Le richieste relative all'esercizio dei diritti devono essere inviate al Titolare ai recapiti indicati al punto 1 della presente informativa. Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta (prorogabili fino a 90 giorni in caso di complessità, con comunicazione all'interessato) ai sensi dell'art. 12 GDPR.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR per garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio del trattamento, tra cui:

• cifratura dei dati in transito (protocollo HTTPS/TLS);
• controllo degli accessi ai sistemi informatici con autenticazione;
• procedure di backup e ripristino dei dati;
• formazione del personale autorizzato al trattamento.

Il Titolare non effettua trattamenti che comportino decisioni basate unicamente su processi automatizzati, ivi compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o analoghi significativi nei confronti degli interessati ai sensi dell'art. 22 GDPR. Qualora in futuro fossero introdotti tali trattamenti, gli interessati ne saranno informati con aggiornamento della presente informativa.

Allo stato attuale, la nomina di un Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer – DPO) non è obbligatoria ai sensi dell'art. 37 GDPR per le attività svolte dal Titolare. Qualora la struttura o le attività di trattamento rendessero necessaria tale nomina, la presente informativa sarà aggiornata con i relativi dati di contatto.

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualsiasi momento, in particolare per conformarsi a eventuali mutamenti normativi o a seguito di variazioni delle attività di trattamento. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli utenti attraverso avviso pubblicato sul sito web e, ove possibile, via e-mail. La data dell'ultima modifica è indicata in calce al documento. Si invitano gli utenti a consultare periodicamente la presente informativa.

• Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (GDPR), in particolare artt. 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15-22, 24, 26, 28, 32, 37, 83;
• D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali), come modificato dal D.Lgs. 101/2018;
• Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 50 — obblighi di trasparenza per sistemi di IA;
• Legge 14 maggio 2025, n. 132, Capo IV — protezione delle opere audiovisive generate con IA;
• Provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali, con particolare riguardo alle Linee guida sui cookie.